Retrouvez Laura Mabille :
Décidée à vivre sa vie et son business comme elle l’entend, Laura Mabille a décidé il y a 5 ans de partager son expérience avec tous ceux, chefs d’entreprise comme salariés, qui souhaitent s’épanouir dans tous les aspects de leur vie sans en négliger aucun. Avec son équipe de 7 collaborateurs, elle les aide à reprendre le contrôle de leur temps tout en gagnant en efficacité et en productivité. Laura nous explique aujourd’hui les clés du succès de sa méthode.
Gérald : Bon, ça y est, j’ai réussi à t’avoir en podcast, tu as enfin accepté !
Laura : Avec grand plaisir !
Gérald : Comment vas-tu ?
Laura : Écoute, c’est la grande forme et toi ?
Gérald : Ça va nickel. Avant que tu te présentes, je voudrais redonner un peu le contexte de ce podcast. On est dans le même mastermind et l’autre jour, je t’ai vu speaker, faire une intervention sur le recrutement. Tu faisais ça avec Guillaume, c’était vraiment super et j’ai trouvé vraiment dommage que ça ne soit pas enregistré. Il y avait quand même quelques pépites et donc je me suis dit qu’il fallait trouver un moyen : soit je t’enregistre en cachette, soit je t’invite officiellement dans un épisode. Je pense que c’est mieux de faire comme ça ! Une fois de plus, merci beaucoup. Peux-tu te présenter pour ceux qui ne te connaissent pas ?
Laura : Oui, enchantée. Je suis Laura Mabille et avec mon équipe, nous accompagnons les personnes qui sont surbookées comme des entrepreneurs et des salariés, pour les aider à retrouver du temps pour eux et atteindre leurs objectifs. En parallèle de ça, on fait des formations sur la productivité. On accompagne des chefs d’entreprises qui ont besoin de retrouver du temps pour eux tout en continuant à développer leur boîte. Pour ça, on les aide sur tout ce qui est recrutement, délégation, structuration anticipée, à travers le programme Systemize. Ça fait maintenant 5 ans que je fais ça.
Ce sujet-là me touche particulièrement parce que je me suis dit que j’avais envie de pouvoir bosser sur des choses qui me font vibrer, avoir un impact positif sur la vie d’autres personnes. Je voulais surtout le faire sans avoir à sacrifier ma vie personnelle au passage et regretter mes choix dans 10 ans. C’est un petit peu ce qui a guidé mon propre parcours. J’ai eu grand besoin de m’organiser, de structurer tout ça et c’est ce qui fait que je peux partager tout ça avec notre audience et les personnes que l’on accompagne aujourd’hui.
Gérald : Tu faisais quoi avant de faire ça ? Tu es passée par quoi avant de monter ton business ?
Laura : Je n’ai jamais été salariée. J’étais en freelance avant ça : je bossais sur des projets de communication web, tout ça. C’était dans la lignée de mon parcours. Pendant mes études, je croyais au début devoir passer par la case salariat automatiquement. Je pensais devenir chef de projet dans une agence de pub, comme la plupart de mes collègues de promo. Fort heureusement, il y a eu des trucs qui m’ont fait changer de perspective. J’ai fait des Startup Weekend Hackathon, je ne sais pas si ça te parle. Pendant deux ans, j’en ai fait un maximum et ça a ouvert toute une voie dans mon esprit. Tu n’es pas obligé d’aller travailler pour quelqu’un d’autre si tu n’en as pas envie, tu peux créer ta boîte, faire des choses qui te font kiffer. Donc je me suis lancé directement à mon compte et ensuite j’ai créé l’entreprise.
Gérald : Pour recontextualiser, les Startup Weekends sont des événements organisés où tu rencontres des gens que tu n’as jamais vus avant et avec qui tu inities un projet. En gros, tu fais ce qu’on appelle le LTV (Long term Value / Life Time Value) d’un projet. Tu essaies de valider un truc, tu n’as pas besoin que ce soit parfait. Il faut juste une grosse exécution ultra rapide. En fait c’est un concours, c’est un peu ça. Moi, quand je l’ai vécu, c’était comme ça.
Laura : Tu en as fait ? Énorme !
Gérald : J’en ai fait à l’école. On n’avait pas trop le choix. Ça faisait partie des étapes obligatoires.
Laura : C’est génial. Oui, moi, c’était ça qui me plaisait. Effectivement, ce concours arrive le vendredi soir. Tu as une idée de business que tu pitches, il y a des votes, etc., pour choisir les meilleurs business. Et si tu n’as pas d’idée, tu vas te greffer à une équipe. Ensuite, les équipes se constituent sur la base d’un peu d’affinités, avec ceux qui croient au projet, etc. Et c’est génial ! Alors c’est aux antipodes de tout ce qu’on va partager dans ce podcast ! Tu dors très peu, tu prends énormément de café et tu bosses avec une équipe de gens que tu ne connais pas. Tu apprends tellement vite et tellement de choses, tu es coaché par des mentors, des entrepreneurs, des investisseurs, etc. C’est un super terrain d’apprentissage pour l’entrepreneuriat, surtout pour des étudiants comme moi à l’époque. Ça a allumé une petite ampoule dans mon esprit.
Gérald : C’est top ! Aujourd’hui, les clients que tu accompagnes sont dans quels secteurs d’activité ?
Laura : C’est super varié. On a des entrepreneurs, des coachs et des formateurs, etc. Mais on a aussi beaucoup de personnes dans le domaine de l’immobilier. On a des entreprises dans tout ce qui est conseil, prestations, services… On a des architectes, des avocats… Et même autour du secteur du BTP. En fait, c’est assez rigolo de voir ça. Au début, je ne pensais pas forcément qu’on allait avoir un cercle aussi large et que la méthode allait pouvoir s’adapter à tous ces contextes-là. Mais elle s’adapte sans problème, simplement parce qu’on est tous face au même challenge de délégation, de recrutement, d’organisation de la boîte, d’arriver à prendre du recul. Et on accompagne pas mal de secteurs d’activité aujourd’hui.
Gérald : C’est cool ! Et c’est rare de voir ici des gens qui ne travaillent pas pour des gens d’Internet, mais aussi pour le business traditionnel.
Laura : Ça donne lieu à des confrontations assez marrantes Quand on est face des personnes dans le secteur du BTP, les codes et les façons de parler vont être différents. Ça nous crée des situations rigolotes, mais c’est génial. C’est super enrichissant de pouvoir travailler avec autant de secteurs différents. C’est le retour des coachs qui travaillent avec nous et qui adorent parce qu’il n’y a pas deux clients qui se ressemblent vraiment.
Gérald : Au niveau des coachs, comment vous organisez-vous ? Tu en as un petit peu partout ? Comment ça fonctionne ?
Laura : Sur Systemize, on recrute des coachs qui sont des chefs d’entreprise qui sont déjà arrivés à un business d’au moins sept chiffres de chiffre d’affaires annuel. Donc, ils sont en général passés par cette étape de structuration, de délégations, ils ont dû la vivre. On les forme à notre méthode, à notre façon de faire les choses. On a deux types d’accompagnement : en groupes et en one to one. En one to one, on va matcher le client avec le meilleur coach pour lui, en termes d’expérience, en termes de style, de business… Aujourd’hui, on a quatre coachs et on est toujours en train d’en chercher parce qu’on en a toujours besoin. Donc on se répartit les choses comme ça.
Gérald : L’accompagnement est sur combien temps ?
Laura : L’accompagnement est sur trois mois. Quand la personne vient nous voir, elle est dans une situation où elle a déjà amené son entreprise à un certain niveau de développement. Elle est en général au-dessus des 100 000 euros de chiffre d’affaires. Ça peut aller de 100 000 euros de chiffre d’affaires à plusieurs millions, le challenge sera à un niveau un peu différent. Mais le problème reste le même parce que le chef d’entreprise est toujours surbooké, toujours dans le jus, toujours en train de penser business, jamais assez de temps pour lui, etc. Et ce n’est pas confortable pour lui, parce que ce n’est pas la vie qu’il a envie d’avoir. Ensuite, ça bloque l’entreprise dans son développement, puisqu’il est le goulot d’étranglement de son activité. Trop de choses doivent passer par lui, et ça bloque ce qui peut être accompli.
Sur ces trois mois, on vient installer quatre piliers de business autonomes. Ce sont nos quatre piliers pour une entreprise qui dépend beaucoup moins du chef d’entreprise en plus de l’équipe et des systèmes. On va parler vision, on va parler de l’équipe : parfois, il y a des problèmes d’équilibre, il manque des personnes dans l’équipe. On va parler process : parfois, il y a 0 process, parfois il y en a, mais ils ne sont pas utilisés, ou ils ne sont pas à jour, ou personne ne sait qu’ils existent. Et on va parler exécution, c’est-à-dire tout le système d’organisation de la boîte. À partir du moment où on a ces quatre piliers en place, les choses ne sont plus du tout les mêmes en termes de liberté, de clarté d’esprit et de potentiel de croissance.
Gérald : Et quand tu arrives dans une boîte, dans quel état est-elle ? Et le chef d’entreprise ? Dans quelle position est-il ?
Laura : Clairement, le chef d’entreprise est pris à la gorge, il a la tête sous l’eau. Il a trop de projets, trop de choses à faire, plus de temps pour lui… Côté perso, ça peut créer des tensions dans le couple, ou de la frustration dans la famille et l’entourage. On a déjà eu le cas. Par exemple, on a une cliente qui nous disait que quand elle rentrait à la maison après la journée de travail, son fils l’ignorait complètement, alors que quand son père arrivait, il était super content. Tout le monde lui en voulait un peu dans la famille par rapport à la situation, ce qui arrive malheureusement assez souvent. Après notre accompagnement, elle nous a dit qu’ils avaient réussi à reconnecter et que son fils est à nouveau content de la voir quand elle rentre.
Il y a aussi des tensions d’un point de vue plus business. Soit il y a une équipe en place, et le chef d’entreprise est frustré parce que la délégation mise en place ne fonctionne pas et qu’il n’arrive toujours pas à se dégager du temps, etc., et il y a des problèmes là-dessus. Soit il manque des gens, et il y a un petit peu cette crainte de recruter. On pense forcément salariés, par exemple, alors qu’il peut y avoir d’autres solutions. On est un petit peu dans le flou. On survit au jour le jour, il n’y a pas d’anticipation, pas de vision à moyen ou long terme. La question, c’est comment survivre les deux prochaines semaines. On n’arrive pas forcément à accepter plus de clients, etc. Bref, ça va être un petit panel autour de tout ça.
Gérald : Et au niveau du management ? Moi, ça m’est arrivé au début, quand j’ai commencé à déléguer. Je me suis complètement sorti de l’opérationnel sur les choses que je déléguais, j’ai carrément abandonné en fait. Ça, c’est un truc que tu gères ? C’est quelque chose sur lequel tu accompagnes ? Parce que je ne suis pas le seul, j’ai d’autres potes à qui s’est arrivé et j’ai l’impression que c’est assez fréquent.
Laura : C’est-à-dire que tu es tellement frustré d’avoir dû déléguer ces choses-là que quand tu délègues, tu as tendance à refiler le bébé en mode « ne m’en parlez plus » ?
Gérald : Exactement !
Laura : Est-ce que c’est prévu comme ça au départ ?
Gérald : Non, pas du tout, et en plus, tu ne l’avoues que 5 ans après. Tu fais preuve d’une très mauvaise foi à ce moment-là. En tout cas, c’est mon histoire perso.
Laura : Moi, je le vois très souvent. Quand on commence à déléguer, on a l’impression que soit tu délègues et tu ne t’en occupes plus, tu ne touches plus rien, soit tu le gardes et tu le fais toi-même. On a l’impression que c’est soit tout blanc, soit tout noir. Pourtant, il y a plusieurs niveaux intermédiaires, et c’est bien d’avoir ça à l’esprit. Il y a plusieurs choses et franchement, on pourrait en parler une heure. Mais il faut avoir conscience, effectivement, qu’il y a plusieurs niveaux de délégation qui peuvent aider ceux qui sont dans cette situation-là. Ensuite, on a une façon type, un process qu’on appelle le onboarding qui permet de savoir comment tu vas accueillir une nouvelle personne au sein de ton équipe pour qu’elle ait le plus rapidement possible toutes les informations qui vont la rendre performance en une semaine, deux semaines, un mois selon le type de poste, au lieu de 6 mois parfois. Donc avoir un vrai process d’onboarding, pouvoir faire cette transition-là étape par étape, déjà ça aide.
Et après, il y a les niveaux de délégation. Quand j’en parle en général, ça fait tilt dans l’esprit de certaines personnes. Le niveau de délégation 1, c’est celui avec le moins d’autonomie, avec le moins de confiance en la personne à ce stade-là. La personne doit seulement suivre le process et les instructions précises qu’elle a pour faire le boulot. Niveau 7, c’est l’autre extrême : la personne s’en occupe seule, il y a une totale confiance. Et entre les deux, il y a le niveau 3 ou 4 où la personne fait des propositions et discute de la meilleure solution avec le chef d’entreprise. Quand tu réalises ça, ça te permet de dire à la personne que les deux premières semaines, vous voyez les choses ensemble, qu’elle peut te poser des questions et c’est ok. On fonctionne à un niveau 3 ou 4 au départ, c’est juste le point de départ pour que la personne puisse prendre ses marques. Et ensuite, on peut passer à un niveau supérieur.
Gérald : Sans parler des complexités techniques, combien de temps peut durer un onboarding moyen ? Comment vois-tu l’organisation des choses ?
Laura : Ça va plus être une question du rôle de la personne que l’on veut recruter. Si tu recrutes, par exemple, un assistant sur la partie admin, comptable, avec un onboarding qui est bien fait, la personne est opérationnelle en une semaine ou 10 jours. Quand tu recrutes, dans le secteur de l’immobilier, par exemple, quelqu’un qui va être dans une position au niveau du syndic où il y a plus de complexité, etc., ça va durer deux mois, parce qu’il y a plus de complexité, plus de montée en compétence à faire, des choses comme ça.
Mais dans tous les cas, ce temps-là est du temps gagné. On a souvent tendance à zapper ce temps-là parce qu’on est toujours dans l’urgence et qu’il faut vite trouver quelqu’un qu’on formera sur le tas. Et du coup, on a un petit peu la boule au ventre parce que si cette personne ne convient pas ou s’en va, il va falloir recommencer toute la formation, tout réexpliquer à une autre personne. L’idée du projet onboarding, c’est qu’on pose tout, on enregistre, on a des documents, des éléments, etc., qui permettent de faire en sorte de gagner du temps, qu’il y ait une personne ou 10 personnes qui doivent passer par là.
Gérald : Tu capitalises carrément. Tout à l’heure, en off, on parlait un peu des mots clés qu’on allait utiliser dans l’épisode… Quand je t’ai parlé de productivité, tu m’as parlé de deux niveaux de business, de deux levels de business par rapport au chiffre d’affaires. Est-ce que tu peux l’expliquer ici ?
Laura : Quand on est dans l’optique d’avoir plus de résultats en moins de temps, il y a deux niveaux. Moi, c’est mon dada, c’est ce qu’on fait dans l’activité. Soit on va venir travailler notre productivité personnelle. Donc, toi, Gérald, moi, un chef d’entreprise… on veut être plus efficace dans notre organisation et dans notre productivité perso. Et il y a un deuxième niveau, c’est la structuration, la productivité de l’organisation, de l’équipe, de l’entreprise selon l’étape de développement demandée. Il vaut mieux se concentrer sur l’un ou sur l’autre. Quand on est, par exemple, en dessous de 100 000 euros de chiffre d’affaires annuel, il vaut mieux se concentrer sur la partie productivité perso parce qu’on va avoir moins de marge de manœuvre pour recruter. Et c’est là-dessus qu’on doit se concentrer, jusqu’au moment où on passe ce cap en termes de chiffre d’affaires. Là, on va pouvoir passer à l’étape de structuration. Il y a quelques exceptions à ça. Quand tu es freelance, quand tu vends ton temps, tu vas peut-être te heurter à la limite plus tôt. Il va falloir anticiper, mais d’une façon générale, la limite est à 100K. Au-dessus de 100K, et même si on n’est pas super organisé chef d’entreprise, on aura tout à gagner. On aura plus de temps à se libérer et plus de résultats à obtenir en se concentrant sur la structuration. La limite de la productivité personnelle, même si on optimise notre temps au maximum, c’est qu’il n’y a que 24 heures dans une journée. Alors qu’au niveau de la structuration, de l’organisation de l’entreprise, comme il y a d’autres personnes, comme il y a d’autres leviers, il n’y a plus de limites à ce qu’on peut faire.
Gérald : Là, tu mets des échelons en termes de chiffre d’affaires, pour les moyens de recruter, de structurer, etc., mais je me posais la question en termes d’état d’esprit. C’est quand même quelque chose de déléguer une tâche, surtout quand on l’a fait personnellement pendant des années ou des mois… C’est délicat de la transmettre, éventuellement à un inconnu, de faire confiance. Comment gères-tu ça ?
Laura : Clairement, ça fait grincer les dents de beaucoup de personnes. Effectivement, le fait de faire confiance, de se dire que personne ne pourra le faire à ma place ou personne ne fera aussi bien que moi, de confier parfois les accès… Il y a plein de niveaux effectivement là-dessus. Il faut juste te dire que si tu as un problème avec ça aujourd’hui, c’est complètement normal. C’est complètement normal de ressentir un petit peu ces blocages-là, mais il y a deux options. Soit tu y vas quand même : il y aura des petites erreurs, il y aura des ajustements, il y aura des choses qui devront être peaufinées. Et tu regretteras peut-être certaines choses que tu auras déléguées, mais au final, tu auras quand même énormément avancé derrière. Et c’est ce qui te permettra d’avoir un modèle d’entreprise où tu peux avoir de la croissance et de beaux résultats sans que ce soit ta vie qui trinque au passage. Soit tu dis non. Et ça a été mon cas !
À un moment donné, je ne voulais surtout plus travailler en équipe. Je voulais ma boîte qui fasse le million en étant seule. Mais j’en suis revenu parce que la réalité de la boîte à un million seul, c’est que c’est toi qui fais tout et que tu n’as plus de vie. Tu t’occupes de tout, même des choses qui te prennent la tête. Tu ne passes pas ton temps sur les choses qui te font vraiment le plus kiffer. Et donc, il faut être bien conscient que quand on est dans cette posture-là, on est à un carrefour. Soit tu choisis l’option qui fait peur, mais tu y vas quand même, tu fais de la délégation, etc. Et au bout du compte, c’est ce qui te permettra d’avoir une vie épanouie à tous les niveaux. Soit tu dis non, surtout pas d’équipe, tu t’accroches quelque part aux peurs que tu peux avoir à un instant T. Et c’est la voie où tu vas continuer à travailler plus, toujours plus, avec des résultats qui stagnent ou qui peuvent baisser. Et il faut être conscient des conséquences de cette décision. Mais c’est normal qu’il y ait de la résistance là-dessus.
Gérald : Retour d’expérience perso : le plus dur c’est le premier recrutement, je trouve. Après on y prend goût et je pense que ça va relativement mieux.
Laura : Quand tu as été mis en confiance, oui. Et ça permet de dire que c’est une petite victoire et de te montrer que c’est possible.
Gérald : Pour mettre en œuvre tout ça, tu conseilles plutôt de commencer par un poste type bras droit, ou au contraire par des postes plus loin dans l’opérationnel, comme SAV, etc. ? Même si chaque poste est hyper important, il n’y a pas de jugement là-dedans !
Laura : Ça dépend du niveau de développement de l’entreprise. Si vous êtes plutôt proche des 100 000 euros de chiffre d’affaires annuel et que c’est la première fois que vous recrutez, on va commencer avec la base de n’importe quel entrepreneur qui veut déléguer : la partie admin, comptabilité, SAV, l’opérationnel pur, donc plutôt dans l’exécution. Pour une boîte qui a eu une forte croissance, ce qui arrive souvent dans le domaine du web, etc., tu te retrouves avec un énorme besoin immédiat. À ce moment-là, plutôt que de commencer en bas et de d’abord recruter des rôles dans l’exécution, puis dans la gestion, il faut commencer par le bras droit, parce que c’est lui qui va t’épauler dans le travail de structuration, voire qui va le gérer complètement.
Gérald : Dans la relation client, comment gères-tu le fait de ne plus être l’interlocuteur en tant que dirigeant, et que ce soit ton bras droit, ton commercial ou ton chef de projet qui prenne la main ? Le client te fait confiance à toi et il n’a pas forcément envie de faire confiance à quelqu’un qu’il ne connaît pas, même si tu l’as recruté. Comment gères-tu aussi l’onboarding des clients vis-à-vis de ce bras droit ou de cet intermédiaire ?
Laura : J’ai moi-même eu le cas par rapport à ça, parce qu’il y a eu plusieurs niveaux de délégation dans la boîte. Quand on a délégué justement la livraison du programme Systemize, je me demandais comment ça allait se passer puisque c’était un nouveau programme et que c’était encore autre chose. Et en fait, ça s’est très bien passé, il n’y a pas eu de souci ! Les gens comprennent en fait ! On a ce blocage et cette croyance que ça risque d’être difficilement accepté. En réalité, si tu anticipes le truc dès le départ dans la relation, et que tu expliques qu’il y a une équipe, qu’il n’y a pas que toi et qu’il y a d’autres interlocuteurs qui vont prendre la main, tu es très clair avec le client. À partir du moment où il y a de la clarté là-dessus, les choses se passent beaucoup plus simplement que ce qu’on imagine. Si on analyse nous-mêmes, on comprend que, quand on a affaire à une entreprise, on ne peut pas être en contact avec le chef d’entreprise en permanence. Ça semble légitime. Mais quand c’est notre business à nous, on a l’impression que ça va être beaucoup plus difficile que ça ne l’est en réalité. Un conseil pratique : il faut vraiment être clair dès le départ, expliquer dès le départ en amont dans votre communication, sur les sites, supports, etc., qu’il y a une équipe en place.
Gérald : Mais c’est vrai qu’on a toujours l’impression que c’est plus compliqué quand c’est notre cas. D’ailleurs, quand tu fais un tour de table et que tu ne connais pas les gens, comme dans un mastermind par exemple, il y en a toujours quelques-uns qui commencent par dire qu’ils sont différents, que leur situation est différente. On a un vrai problème avec ça !
Admettons que j’ai 150 000 euros de chiffre d’affaires par an et que je veuille recruter mon premier collaborateur. Je suis consultant, coach… Est-ce que tu as une méthode à apporter ?
Laura : Il y a la méthode qui nous sert quoiqu’il arrive et que je peux vous partager ici. Et après, par rapport à cette situation-là, il va y avoir deux pistes qui vont revenir le plus souvent. Pour la méthodo : vous êtes dans une logique où vous travaillez trop, vous faites trop de choses, dont des choses qui vous prennent la tête dans votre business. Vous savez que c’est en train de vous bloquer, et vous n’avez pas le rythme de vie que vous avez envie d’avoir. La première étape par laquelle on passe, c’est de venir analyser comment vous passez votre temps. On a un template, un mapping de la charge de travail qu’on passe aux personnes qu’on accompagne et on leur demande d’y écrire tout ce qu’ils font à l’échelle d’une semaine. Ça pique un petit peu pour certains, c’est OK. C’est plein de prises de conscience souvent, mais c’est sur ça qu’on va se baser justement pour analyser toute la charge de travail que tu gères. Qu’est-ce qu’on peut déléguer ? Est-ce qu’on peut regrouper certaines tâches, identifier des postes potentiels sur lesquels on va recruter pour le support client, la facturation, etc. ? C’est là où on va pouvoir voir quelles sont concrètement les priorités, qui on peut recruter et ce qu’on peut déléguer. C’est pareil aussi pour des personnes qui ont déjà une équipe en l’occurrence. Donc, c’est la première étape.
Sur ça, on va venir faire deux choses : identifier des quick win, des victoires rapides, et identifier l’équipe idéale. Avec le quick win, on cherche à soulager la personne avant même d’entrer dans le chantier : des choses qu’on peut déléguer très rapidement, etc. Ensuite, on part à la recherche de l’équipe idéale. Aujourd’hui, je suis tout seul dans mon activité et la première personne que je vais prendre, ça va être quelqu’un qui va m’assister un peu sur toute la partie admin, comptable, opérationnel, comme un assistant admin ou un assistant-exécutif. Ça peut aussi être au niveau des ventes : je sais que je me limite et je sais que je ne fais pas autant de ventes que ce que je peux, parce que c’est moi qui dois tout gérer et ça me prend la tête. Donc je vais prendre quelqu’un pour m’aider là-dessus. C’est là qu’on va avoir une vision claire des choses afin de voir ce qu’on fait à partir de là et ce qu’il est possible de faire par rapport à l’étape de développement à laquelle on est déjà confronté.
Gérald : Ça désacralise la méthode universelle, en fait. Il y a en effet des méthodes, mais il faut identifier pour chaque boîte, chaque typologie d’entrepreneurs, des patterns, des endroits où il y a de la friction et là où on est prêt à déléguer. Par exemple, moi, je fais encore certaines pages de vente parce que j’adore faire ça. Quand j’en parle à certains de mes potes qui, eux, délèguent 100% du truc, on n’est pas du tout d’accord. Pour eux, il faut absolument déléguer pour dégager un maximum de temps. Mais moi, il y a certaines tâches que j’aime garder, même si ce sont des tâches qu’aujourd’hui je pourrais déléguer. De mon côté, je trouve ça OK, mais ce n’est pas universel comme façon de penser j’ai l’impression.
Laura : En fait, tout dépend de la valeur que tu mets sur le kiff. Est-ce que, même si tu kiffes, tu vas déléguer parce que ce n’est pas dans la posture du chef d’entreprise, ou au contraire, tu es vraiment passionné par ça et tu vas le garder ? Moi, par exemple, il y a des choses que je pourrais très bien confier à des personnes dans l’équipe comme faire du Zapier. Pour ceux qui ne connaissent pas, c’est un outil qui permet d’automatiser des séquences d’action entre différents outils, comme faire en sorte que, quand quelqu’un remplit un Google Form, il reçoit automatiquement email, il entre automatiquement dans votre base de données sur votre CRM ou autre. J’adore mettre les mains là-dedans et je n’ai pas envie de déléguer ça. C’est vraiment une question de kiff.
Gérald : Une fois qu’on a identifié le poste à pourvoir, où est-ce que tu sources les candidats ? Comment gères-tu ça ?
Laura : Il y a plusieurs niveaux. Le premier niveau à toujours utiliser, quand c’est possible, c’est le réseau. Demandez autour de vous, demandez aux personnes de votre équipe, demandez à des entrepreneurs en qui vous avez confiance, etc., s’ils connaissent quelqu’un qui match par rapport au profil que vous êtes en train de rechercher, parce que c’est là où on pourra aller le plus vite. Quand on a quelqu’un qui nous a été recommandé, on sait que c’est une valeur sûre et on peut y aller beaucoup plus facilement.
Le deuxième niveau c’est auprès de votre audience, quand vous avez une newsletter avec des personnes qui vous suivent, etc. Même si vous cherchez un poste très spécifique qui n‘est pas présent dans votre audience, les personnes dans votre audience peuvent connaître quelqu’un qui correspond.
Le troisième, ça va être d’ouvrir à des sites de recrutement, des choses comme ça. Celui sur lequel on a le meilleur ratio en termes de volume de candidatures et de qualité de candidatures pour nous, pour nos clients, c’est Indeed. Et en plus, on peut automatiser des choses là-dessus. Ça, c’est génial et on pourra revenir dessus si on a le temps.
Gérald : Oui, il faudra que tu reviennes là-dessus tout à l’heure, tu n’as pas le choix !
Laura : Pas de souci ! Donc sur Indeed, on va ouvrir le recrutement. Mais on essaie vraiment de partir d’abord sur le réseau et l’audience. Pourquoi ? Parce que là-dedans, on a des personnes qui kiffent déjà ce que vous faites, des personnes qui sont déjà fans de la mission, qui vous connaissent, etc. Ça va être beaucoup plus simple d’avoir des personnes qui sont un bon fit, et on aura beaucoup plus de chances de les recruter. Et ensuite, on ouvre à des personnes qui, potentiellement, ne vous connaissent pas. Dans 80% des cas, on va faire ça.
Gérald : Tu reprends l’angle du podcast, c’est parfait ! Mais ne t’inquiète pas, après je te poserai des questions sur ton petit 20% gagnant. Parle-nous de cette automatisation parce que pour moi, il y a une grosse partie de Pareto là-dedans. J’adore l’automatisation et je t’avoue que je n’y avais pas pensé. J’étais même un peu vexé de ne pas y avoir pensé moi-même !
Laura : Il y a deux choses. On a un process de recrutement vraiment bien cadré et qu’on utilise justement 80%, 90% du temps. Il y a deux clés là-dedans qui permettent de gagner beaucoup de temps et beaucoup de sérénité. C’est le fait d’automatiser les différentes étapes du recrutement, et le fait de soumettre le candidat à des situations tests qui font que, pour la sélection du candidat, on ne va pas se baser juste sur ce qu’il nous dit, sur ce qui est marqué sur son CV et sur d’éventuelles recommandations qui sont plus ou moins biaisées. On va se baser sur la façon dont il réagit par rapport à des situations auxquelles il va être confronté chez nous. Première étape sur le fait, justement, de pouvoir automatiser les choses : ça permet de gagner entre 60% et 80% de temps sur votre process de recrutement. Vous allez voir pourquoi je vous dis ça, ce n’est pas un chiffre que je sors du chapeau. Récemment, on a lancé un recrutement sur un poste de support client et on a eu 150 candidats. La plupart des gens qui reçoivent 150 candidatures vont toutes les étudier, et c’est normal. C’est génial d’avoir autant de personnes motivées qui ont envie de bosser avec nous. Mais ça prend un temps fou d’aller consulter toutes ces candidatures, de faire des retours aux personnes (et donc souvent, ce n’est pas fait), ce n’est vraiment pas une super expérience. En fait, c’est infernal !
Nous, ce qu’on fait, c’est qu’on va automatiser les choses pour ne se concentrer que sur les 20 à 40 personnes les plus motivées parmi ces 120 ou 150 candidats. Comment ça se passe ? On poste notre annonce, et tous les candidats vont répondre non pas par email en envoyant un CV, mais via un formulaire Google Forms ou autre, peu importe, qui permet de se faire une première idée de la personne et de ses motivations. Automatiquement derrière, et ça, c’est fait avec Zapier, la personne qui a rempli le questionnaire reçoit un email de confirmation de réception. Déjà, ça évite beaucoup d’échanges d’emails et ça rassure le candidat. Une heure après, la personne reçoit la deuxième étape de la candidature : un deuxième questionnaire qui va nous permettre de filtrer justement les candidats les plus motivés et de nous faire une vraie idée de la façon dont ils se comportent dans la pratique.
Dans ce deuxième questionnaire, on va parfois demander au candidat d’enregistrer une vidéo où il se présente : ça nous permet de le voir en personne avant même d’avoir un entretien, de voir comment il s’exprime, de voir si ça match par rapport aux besoins qu’on a. On va aussi lui demander, par exemple, de répondre à certaines situations tests que peut rencontrer une personne du support client pour lequel on est en train de recruter. On lui demande par exemple de répondre à un e-mail un peu délicat d’un client qui est mécontent pour telle raison alors que c’est un truc tout bête qu’on peut régler facilement. Ça nous permet de voir si la personne est très formelle, voire un peu trop coincée, ou si, au contraire, elle a déjà les formes pour faire une réponse agréable, pour apporter de la valeur au client. On explique, par exemple, au candidat que cette remarque du client revient régulièrement, et c’est tout. Ça nous permet de voir si la personne va penser à résoudre le problème de façon plus globale, en enregistrant une vidéo qui pourra être réutilisée par d’autres personnes par exemple, ou en modifiant le process en amont… Il y en a qui vont le faire, et c’est génial, ils gagnent un max de points, et d’autres qui ne vont pas y penser. À travers ça, on voit aussi l’orthographe, etc. Avec ce mode de fonctionnement appliqué à un poste où il faut créer un process, tu repères tout de suite la personne qui t’envoie un process mis en forme à la va-vite, très évasif… Ce n’est clairement pas la personne dont tu as besoin pour aller mettre des process en place ! Et tu identifies aussi la personne qui, au contraire, va venir te faire un process très structuré avec différents niveaux, différents titres, avec les captures d’écran, les petites flèches, etc. Bref, ce test-là permet de voir beaucoup de choses et il s’adapte en fonction du profil qu’on recherche. Et c’est là où je dis que ça fait gagner entre 60 et 80% de temps parce qu’en règle générale, il y a entre 20 et 40% des personnes qui ont fait le premier questionnaire qui vont vraiment remplir le 2e. Donc, ça permet d’écarter les candidats qui répondent à toutes les offres, mais qui ne sont pas forcément particulièrement motivés à l’idée de travailler dans cette boîte-là, dans notre équipe. Et là, ça permet déjà de faire une différence en termes de motivation, en termes de suivi, et de savoir si, au niveau de ses compétences, au niveau de ses qualités, la personne est un fit pour le poste ou pas.
Donc, dans la logique, les questionnaires nous permettent de filtrer, et ce n’est qu’après le deuxième questionnaire qu’on vient analyser les candidatures. Tout le reste s’est fait automatiquement : des relances de mails automatiques, du suivi automatique. Et les gens apprécient tellement d’être tenus au courant, de savoir exactement ce qui va se passer que ça fait déjà une grosse différence.
Gérald : En termes de marque employeur aussi, en termes de qualité pour le candidat, ça apporte une grosse valeur perçue justement d’avoir des retours, de voir que c’est vraiment organisé. Ça doit forcément le rassurer de voir que c’est cadré.
Laura : Justement, on a des clients pour qui on a mis en place ce système-là, et qui nous disent que les candidats les remercient, même s’ils ne sont pas pris ! Parce qu’ils ont trouvé la façon de faire super intéressante, et que ça les a vraiment aidés à se projeter dans le rôle. Ils ont apprécié d’être tenus au courant tout au long du process et se sont sentis vraiment respectés. De ce point de vue-là, plusieurs clients nous ont dit qu’ils n’avaient jamais vu ça !
Gérald : Si ce sont des profils rares et fortement recherchés, sur lesquels il y a une vraie pression, mais pas côté candidats, côté recruteur cette fois : comment gères-tu ça ?
Laura : Là, ça va être une stratégie différente. On va plus se reposer sur les premières étapes dont on a un peu parlé à l’heure, le côté réseau et le côté audience, pour aller sourcer des personnes. Selon le niveau du profil, la personne n’est pas forcément en train de répondre à des annonces pour trouver un job. Et effectivement, quand elle est dans une position de force où elle va avoir plein de propositions, elle ne va peut-être pas aller au bout du process. À ce moment-là, on est plus sur les premières étapes : un sourcing par rapport au réseau, aller au contact direct. Après, on va sourcer via d’autres leviers. Mais dans ce cas-là, la dynamique est un peu différente.
Gérald : À quel moment conseilles-tu de se faire accompagner dans le recrutement ? Pas la mise en place de tout ça, mais vraiment la sélection des candidats. Est-ce que pour toi, il faut absolument déléguer rapidement ? Déléguer le recrutement n’a jamais été un succès pour moi. Je l’ai fait trois fois et la personne, qui était pourtant une personne de qualité, n’a pas matché pour moi. Si ça avait été moi, je n’aurais pas choisi ces profils, je pense.
Laura : Je pense qu’il y a une vraie douleur sur le recrutement quand justement tu n’as pas déjà un process automatisé sur lequel tu es serein sur ta capacité à sourcer les bonnes personnes. Nous, on a un client qui a entre 30 et 40 salariés, mais qui a eu de gros problèmes sur la partie recrutement. Il avait beaucoup de turn-over parce que justement, il s’en occupait lui-même et il n’arrivait pas à trouver les bonnes personnes. Pourtant, il a testé énormément de choses : tests psychologiques, cabinets de recrutement, etc. On a mis en place justement ce système-là, notre process (aller au fond des choses, automatiser avec les questionnaires, les mises en situation et les tests) afin d’avoir une idée beaucoup plus précise de la façon dont la personne va vraiment réagir dans la pratique. Ça a permis de sélectionner les meilleurs candidats qu’il avait eus depuis un moment.
Gérald : Ce sont eux qui vont analyser la data, pas un cabinet de recrutement, par exemple ?
Laura : Ce sont eux qui analysent la data.
Gérald : Et vu qu’il y a moins de boulot, c’est moins fastidieux à réaliser.
Laura : Par exemple, pour le recrutement en cours, on est passé de 150 candidats à 40 qui ont répondu à la deuxième étape. Ce sont ces 40 candidats qu’on analyse. C’est en l’occurrence une personne de mon équipe, mon responsable opérationnel, qui analyse les candidatures, et qui va faire ressortir les meilleurs sur la base, justement, de la façon dont ils se sont comportés aux situations tests. Donc, ça prend moins de temps et tu es beaucoup plus rassuré sur ta propre capacité à pouvoir identifier la bonne personne. Donc, quand tu recrutes des personnes qui ne sont pas forcément à un niveau d’expertise très pointu ou très spécifique, c’est une très, très bonne option qui évite de passer par un cabinet de recrutement. Ça peut être déjà délégué en interne à des personnes de l’équipe. J’ai des clients qu’on accompagne là-dessus et qui délègue directement à quelqu’un qui est leur bras droit, une personne sur l’opérationnel qui met en place tout le système de A à Z et ils arrivent uniquement pour la partie de l’entretien, par exemple, avec les meilleurs profils. Donc il y a une seule personne qui a géré de A à Z, et eux sont là pour faire un entretien téléphonique. Parfois, c’est même le deuxième entretien téléphonique parce qu’il y en a déjà eu un avant avec les trois meilleurs profils qui sont ressortis du recrutement.
Gérald : Là-dessus, avec ce filtre qui va enlever 20% par étape, quasiment à chaque étape du process, comment gères-tu la situation pour ceux qui ont peur de ne pas avoir assez de candidats en entrée ? Comment leur expliques-tu la situation ?
Laura : On revient sur les situations de tout à l’heure, c’est-à-dire que s’il y a un enjeu sur le volume à gérer parce qu’il y a un trop grand nombre de candidatures, notre méthode est effectivement très bonne et permet de filtrer efficacement. S’il y a un enjeu sur le fait de trouver le bon profil sur une expertise spécifique, c’est là où tu vas, soit utiliser ton réseau pour avoir les bons profils, soit éventuellement aller sourcer auprès de ton audience ou, en dernier recours, déléguer à un cabinet de recrutement. Là, c’est différent. La dynamique est différente. On a l’impression que ça va être le premier réflexe, mais on a utilisé notre process pour des assistants dans la partie opérationnelle, pour des rôles de responsable, pour des directeurs opérationnels même. Et on a eu de super retours des personnes qui ont vraiment embauché les gens derrière en utilisant notre process. Mais après, quand il y a des expertises particulières recherchées : réseau et éventuellement cabinets de recrutement.
Gérald : J’avais une question par rapport au contexte sanitaire qui a engendré beaucoup de télétravail. Toi, de ton côté, est-ce que tu penses que la mentalité vis-à-vis de l’emploi, vis-à-vis du télétravail, etc., a changé ou tu penses que c’est éphémère ?
Laura : Ça va dépendre des secteurs d’activité. Il y a beaucoup de secteurs avec qui on travaille et où je vois que le télétravail est un mal nécessaire, à l’instant T. Dès qu’ils en auront l’occasion, ils reviendront à une organisation plus normale. Je ne pense pas qu’on passera en full télétravail, mais je pense par contre qu’il y aura vraiment plus de souplesse là-dessus : faire deux ou trois jours au bureau et 2 jours en télétravail. Ça, oui. Je pense vraiment que ce sera le cas, parce que chacun a vu l’intérêt de cette façon de travailler. Mais en accompagnant des clients sur la partie productivité, on a eu d’autres retours des équipes de grosses boîtes qui en ont marre du télétravail. Parce qu’ils en ont assez d’être à la maison, avec les petits, avec la famille, tout le temps… Ils préfèrent avoir un vrai moment de travail au bureau et un vrai moment off. Derrière, c’est un gros enjeu pour certaines personnes d’arriver à déconnecter. En télétravail, ces personnes se retrouvent sans limites claires entre le moment de travail et le moment où on kiffe, où on profite et où on se détend.
Gérald : Du coup, que conseilles-tu à ces gens-là, ceux qui n’arrivent pas à cloisonner le off et le travail ?
Laura : Il y a un truc qui m’a beaucoup aidée là-dessus et que je conseille souvent : c’est le principe d’avoir une sorte de rituel de déconnexion. En fait, la plupart du temps, on finit la journée sur l’ordinateur avec 20, 30, 40 onglets ouverts. C’est la même chose dans notre tête. On pense à plein de trucs, il y a plein de sujets qui ont été ouverts dans la journée, plein de réflexions en cours, plein de choses qu’il ne faut pas oublier. Et toutes ces choses-là, on ne les a pas toujours notées et elles reviennent à la surface de notre esprit juste au moment où on essaie de se détendre un peu. On n’arrive pas à couper avec tout ça parce qu’on n’a pas eu ce moment où on est venu, d’une certaine façon, fermer les onglets. Donc, le rituel de déconnexion, c’est un truc qui permet de venir faire table rase, de ranger tout ce qu’on a dans la tête.
Et il y a plusieurs choses que tu peux mettre dans le rituel. Le plus efficace, je pense, c’est de simplement prendre un moment juste après avoir arrêté de travailler pour faire le vide autour de toi et écouter tout ce qui se passe dans ta tête. Il y a plein de choses qui vont fuser : à quoi tu penses, qu’est-ce qu’il faut que tu fasses… Toutes les petites tâches qui flottent dans ta tête. On vient les noter quelque part, on les rajoute idéalement dans notre to do list pour savoir que le lendemain, quand on recommencera à bosser, on sait où retrouver tout ça. Du coup, on n’a plus besoin de le repasser en boucle dans la tête, on peut lâcher prise parce que c’est noté.
Ça peut aussi être de regarder le programme du lendemain, d’anticiper un peu la journée du lendemain et de ne pas avoir à faire ça quand tu es en train de dîner avec ton mari ou ta femme.
Ça peut être aussi de faire un geste ou de dire un truc qui va permettre d’enregistrer, d’intégrer que c’est la fin de la journée. Ça peut être taper deux fois dans tes mains ou dire à voix haute : « OK, ma journée est terminée », pour que petit à petit tu associes la fin de la journée à ça. Un peu comme Pavlov qui a sonné une cloche avant de nourrir ses chiens pendant quelques semaines. Ensuite, il a sonné la cloche, mais sans nourrir ses chiens cette fois. Pourtant, les chiens salivaient quand même : ils avaient associé le son de la cloche avec leur repas. Petit à petit, en suivant ce principe, tu donnes le message à ton cerveau que le boulot est fini.
Le fait d’avoir un moment de déconnexion, ça fait une énorme différence. On a de supers bons retours là-dessus.
Gérald : Pendant le premier confinement, j’ai eu des espèces d’angoisses. J’avais l’impression d’oublier des choses, mais je ne savais pas ce que c’était. Pourtant, j’étais persuadé que j’oubliais quelque chose. En temps normal, je note tout, mais là… C’est vrai que niveau hygiène de vie, hygiène mentale, c’était un peu chaotique. Et donc, du coup, c’est repassé par justement des trucs assez basiques. Et oui, ça, ça enlève cette espèce d’angoisse, mais c’est ultra désagréable.
Laura : C’est redoutable ! Ça peut arriver à des salariés comme à des chefs d’entreprise pour qui c’est encore pire. On a souvent beaucoup trop de sujets en tête, et, si tu n’as pas casé tout ça quelque part, tu n’arrives pas à déconnecter. Ça me l’a fait vendredi ! Après une grosse journée, normalement, je coupe, mais là, j’avais trop de choses en tête. J’ai pris le temps de faire ce petit point pour tout noter parce que je savais que si je ne le faisais pas, toute ma soirée était fichue. Et on allait commander des sushis et regarder Koh-Lanta… ! Si je n’avais pas eu ce moment où je pouvais vraiment coucher sur papier, je savais que je n’allais pas pouvoir profiter du week-end.
Gérald : C’est ultra important de déconnecter. Et pour ceux qui ont des collaborateurs, il faut même l’imposer aux salariés, c’est vraiment hyper important pour eux.
J’ai trois questions que j’aime bien poser en fin d’épisode. Si tu pouvais, en un claquement de doigts, maîtriser l’expertise que tu veux, ce serait quoi ?
Laura : Je dirais tirer sur la partie mindset, parce que c’est mon terrain de travail du moment. Il y a beaucoup de choses qui sont à la racine autour du mindset en ce moment, et autant sur la gestion du temps, je me sens déjà à l’aise, autant sur la partie mindset, j’ai du travail. Je sais que je suis biaisée parce que c’est mon focus du moment, mais je dirai ça.
Gérald : C’est hyper récurrent d’avoir justement des sujets hyper actuels.
Laura : Savoir identifier les blocages qui vont forcément te ralentir quelque part et qui te bloquent aujourd’hui, et pouvoir les dépasser, c’est important. En attendant, je me fais accompagner pour ça !
Gérald : C’est pour toi, pas pour tes clients ? C’était la question que je voulais te poser.
Laura : Non, c’est pour moi, je l’ai orienté pour moi.
Gérald : OK. Si tu avais 24 heures pour te réincarner dans ce que tu veux, qui tu veux, ce serait quoi ?
Laura : Ah ouais ! Donc pendant 24h, je me réincarne dans ce que je veux, en un animal ou une personne ?
Gérald : Ce que tu veux, il n’y a pas de contrainte. Juste 24h pour vivre l’expérience.
Laura : Attends, je vais dire un truc ridicule…
Gérald : On a eu Alexandre Cormont qui voulait se réincarner dans un dauphin. Donc je pense qu’on ne peut pas faire plus cucu. Alexandre Cormont en dauphin, j’aimerais bien voir ça. D’ailleurs, si quelqu’un se propose pour faire un petit montage, je pense que ce sera apprécié !
Laura : C’est typiquement le genre de questions pour lesquelles je prends un quart d’heure pour y réfléchir et c’est un des sujets sur lesquels il faut que je travaille. Mais là, tout de suite, je dirais un oiseau, un aigle, un truc comme ça, pour pouvoir voler. J’aimerais avoir quelque chose de plus excentrique à partager, mais je vais devoir rester sur cette réponse-là.
Gérald : Le but, c’est justement d’être sincère. Donc, OK, c’est noté : un oiseau. Et si tu pouvais revenir en arrière et modifier quelque chose, ce serait quoi ?
Laura : Rien. Rien du tout. Rien du tout, rien du tout. Je viens de lire ce bouquin qui dit que la vie arrive, ne t’arrive pas à toi en mode agressif, mais arrive pour toi. Bon, comme mauvais, il y a toujours un truc à retirer. Je reste sur cette idée-là et je ne change rien.
Gérald : Bon, c’est très bien ! Tu vois, tu y arrives ! Où est-ce qu’on peut te suivre, où est-ce qu’on peut suivre ton boulot, te contacter si on a besoin d’un coup de main dans tout ça, restructuration, recrutement, etc. ? Je mettrai tous les liens Web.
Laura : Il y a deux choses si vous êtes intéressé par tout ça. D’abord, on a une super newsletter qu’on vient de lancer : la Happy Hour. C’est un email par semaine tous les vendredis pour vous aider à libérer une heure par semaine. C’est une grosse promesse, mais qu’on va tenir de semaine en semaine, donc vous pouvez vous inscrire à l’Happy Hour.
Et l’autre point, si vous voulez structurer votre boîte pour pouvoir vous libérer du temps pour vous et aussi augmenter vos résultats, on va mettre un lien pour que vous puissiez prendre rendez-vous directement avec un de nos conseillers et faire le point, voir si on peut vous aider. Ce sera avec grand plaisir et on vous orientera sur la meilleure ressource pour vous.
Gérald : C’est top. Merci beaucoup, Laura. Je suis vraiment content qu’on ait fait cet épisode-là. Dès que j’ai démarré le projet de podcast, je voulais t’inviter, tu faisais partie de mes premiers choix.
Laura : Ça me fait super plaisir et je suis ravie d’avoir pu faire ça avec toi aussi, c’était trop bien !
Gérald : C’est top. Merci et à bientôt !
Laura : À bientôt !
